Oferta Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki Sp. z o.o.

WOI Oferta programySIZAN – Spółdzielnie mieszkaniowe

Zintegrowany System Informatyczny „SIZAN” do zarządzania nieruchomościami wspomaga zarządzanie poprzez cele z zastosowaniem podejścia procesowego z ukierunkowaniem na spełnienie wymogów prawa i oczekiwań spółdzielców i właścicieli lokali.

Funkcjonalność:

Główne cele zarządzania nieruchomościami to:

  1. Zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno - finansowej nieruchomości.
  2. Zapewnienie właściwej eksploatacji nieruchomości.
  3. Zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej nieruchomości.
  4. Bieżące administrowania nieruchomością.
  5. Zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania nieruchomości.
  6. Utrzymanie nieruchomości w stanie nie pogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem.

Podejście procesowe polega na realizacji ciągu następujących po sobie, logicznie powiązanych działań zmierzających do osiągnięcia powyższych celów, przetwarzających przy pomocy ZSI „SIZAN” stan wejściowy w oczekiwany stan wyjściowy tworząc wartość dodaną.

Aby uzyskać dużą skuteczność działań każdy proces powinien mieć swojego lidera odpowiedzialnego za prawidłową realizację procesu. Każdy uczestnik procesu powinien dokładnie znać cały proces aby wiedzieć jaka jest jego rola w realizacji procesu oraz osiągnięciu celu procesu. Zarówno lider procesu jak i jego uczestnicy muszą znać wszystkie funkcje i możliwości ZSI „SIZAN”, które realizują dany proces.

Każdy podsystem ZSI „SIZAN” może funkcjonować samodzielnie lub w integracji z FK w różnych konfiguracjach.

Integracja odbywa się na poziomie bazy danych oraz powiązania wszystkich podsystemów oraz modułów z systemem finansowo-księgowym FK.

  • Ewidencja członków
  • Ewidencja lokali spółdzielczych
  • Ewidencja lokali z prawem własnościowe
  • Rozliczenie opłat miesięcznych z lokalu
  • Windykacja opłat (lokale mieszkalne, lokale użytkowe)
  • Rozliczanie dostawy mediów na poszczególne budynki i lokale
  • Rozliczanie kosztów na budynki
  • System finansowo-księgowy – Spółdzielni
  • Ewidencja wpłat. Kasa, Banki (wpłaty masowe)
  • Rozliczenia opłat za „śmieci”
  • Ewidencja budynków (zasoby własne, spółdzielcze)
  • Planowanie potrzeb remontowych (przeglądy okresowe)
  • Kadry i płace (naliczenia, sprawozdawczość)
  • Rozliczenie czasu pracy konserwatorów
  • Podatki
  • Utrzymanie otoczenia budynku, środki trwałe

Oprócz poniższych podsystemów bezpośrednio związanych z zarządzaniem nieruchomościami, w ZSI „SIZAN” są podsystemy wspomagające zarządzanie firmą, a mianowicie:

  • System „Obsługa Członków”
  • System „Wkłady”
  • System „Kredyty”
  • System „Kadry”
  • System „Płace”
  • System „ARGOM -Gospodarka materiałowa”
  • System „ST - Środki Trwałe”

Moduły SIZAN:

WINSARCZ

Główny podsystem SIZAN – K i SIZAN – S

I. Funkcje realizowane przez system WINSARCZ

  1. Karta lokalu
    • wydruk karty
    • drukowanie aneksów
    • stan finansowy – wydruk
      • korekty stanu finansowego
      • założenie sprawy sądowej
      • raty (obsługa)
    • założenie nowej karty lokalu
      • grupy wirtualne
      • historia lokalu
  2. kartoteka budynku i nieruchomości
    • dopisać budynek
    • dopisać nieruchomość
    • kartoteka właścicieli
    • aktualizacja kartotek zbiorczych
    • wydruk rachunków dla kartotek zbiorczych
    • podatki od pożytków

II. Wpłaty

  1. Kartoteka wpłat
    1. przegląd wpłat kasowych
    2. dodatki mieszkaniowe – wpłaty
    3. wpłaty z banku
    4. wpłaty z kasy
  2. kasa
    1. kartoteka kontrahentów
    2. dodawanie i anulowanie dokumentu
    3. raporty kasowe
    4. eksport do czynszów
  3. Przecena
    1. zmiana stawek
    2. aneksy z przeceny
    3. zwyżki i zniżki stawki bazowej
  4. Rozliczenia
    1. rozliczenie miesiąca
    2. tabela odsetek
    3. zwolnienia z odsetek
  5. Media lokalowe
    1. okres rozliczeniowy
    2. kartoteka węzłów - lokali przyłączonych
    3. kartoteka liczników – odczyty
    4. podliczniki lokalowe – odczyty
    5. rozliczenie liczników/kosztów
    6. wydruk powiadomień (z importem do lokalu)
  6. Vat
    1. rejestr dla Gminy
    2. rejestr dla wspólnoty
    3. wydruki
  7. Windykacja
    1. rejestr dłużników
    2. rejestr pism
    3. stan konta najemcy

FK – SIZAN

  1. Moduł kontrolny:
    1. Kontrola VAT:
      • Brak faktur w rejestrze VAT Winsarcza
      • Brak znacznika VAT w lokalach Winsarcza
      • Rejestr kosztów – zdublowane numery faktur
      • Rejestr sprzedaży – zdublowane numery faktur
      • Sprawdzenie typów, własności dla wskazanej opłaty
    2. Kontrola sprzedaży:
      • kontrola powiązań sprzedaż kasa
    3. Kontrola planu kont
    4. Kontrola dokumentów
      • zbilansowania dokumentów
    5. Kontrola dekretacji 5/4
  2. Moduł Zestawienia wydruku:
    1. Zestawienia /wydruki na podstawie kont :
      • Zestawienie zbiorcze – obrotówka
      • Zestawienie analityczne
      • Zestawienie obrotów konta
      • Zestawienie obrotów konta z warunkiem
      • Zestawienie kont według dokumentu
      • Zestawienie planu kont
      • Dziennik
      • Podgląd dekretu
      • Przegląd dekretacji
      • Wydruk BO
    2. Zestawienia /wydruki na podstawie rejestru kosztów:
      • Wydruk rejestru VAT
      • Wykaz wprowadzonych kosztów
      • Zestawieni faktur wg wspólnoty/nieruchomości
      • Zestawienie faktur wg kontrahenta
      • Szczegółowy podział faktury
    3. Zestawienia /wydruki na podstawie rejestru sprzedaży:
      • Szczegółowy podział faktury
      • Wydruk rejestru VAT – sprzedaż
      • Zestawienie sprzedaży
  3. Moduł rejestrowania:
    1. Rejestrowanie faktur kosztowych:
      • Rejestrowanie faktur
      • Wyszukiwanie faktur w rejestrze kosztów
      • Tworzenie definicji
      • Automat zmieniający dane dla faktur wielopozycyjnych
    2. Rejestrowanie faktur sprzedażowych:
      • Rejestrowanie faktur
      • Tworzenie definicji
    3. Rejestrowanie dekretem w rejestrze sprzedaży
    4. Rejestrowanie dekretem
    5. Rejestrowanie kontrahentów
    6. Rejestrowanie planu kont
    7. Import faktur kosztowych z rejestru Winsarcza
  4. Moduł dekretacji:
    1. Dekretacja rejestru sprzedaży Winsarcza
      • Dekretacja sprzedaży z Winsarcza
      • Tworzenie korekt sprzedaży do zamkniętych miesięcy
    2. Dekretacja sprzedaży dodatkowej
    3. Dekretacja sprzedaży dodatkowej z przełomu roku
    4. Dekretacja kosztów
    5. Dekretacja kosztów z przełomu roku
    6. Dekretacja sprzedaży Winsarcza do rejestru VAT
    7. Dekretacja płac
    8. Dekretacja środków trwałych
    9. Dekretacja magazynu
    10. Dekretacja konserwatorów
  5. Moduł kasa:
    1. Dekretacja raportów kasowych
    2. Weryfikacja raportów kasowych
    3. Tworzenie definicji
  6. Moduł rozliczający koszty:
    1. Rozliczenie poszczególnych kosztów wg ustalonych algorytmów
  7. Moduł zamykający miesiąc:
    1. Księgowanie dokumentów z wybranego miesiąca
    2. Zamykanie miesiąca
  8. Moduł wysyłający dane do FK Budynkowej:
    1. Eksport rejestru sprzedaży
    2. Eksport rejestru kosztów
    3. Eksport obrotów
    4. Eksport magazynu i konserwatorów
    5. Eksport ręcznych dekretów
  9. Moduł umożliwiający przechodzenie pomiędzy latami
  10. Moduł umożliwiający generowanie wydruków w FK - Budynkowej

FK – Wspólnoty

Moduły:

  1. KONTRAHENT – prowadzenie ewidencji danych kontrahenta z wyszczególnieniem następujących danych:
    • Nazwa, skrót, adres, nip, regon, konto księgowe, telefon, mail, maksymalnie 9 kont bankowych,
  2. ROZRACHUNKI - baza kontrahentów, kojarzenie zapłat z fakturą zakupu lub kosztu z zapłatą, dostępne wydruki:
    • Potwierdzenie salda,
    • Dokumentów skojarzonych,
    • Dokumentów aktywnych.
  3. SPRZEDAŻ z Winsarcz – dekretacja z dokładnością do typy, własności lokalu oraz numeru salda dokumentów:
    • zaliczek,
    • wpłat,
    • przyznanych dodatków mieszkaniowych,
    • naliczonych odsetek, zapłaconych odsetek,
    • naliczonych kosztów upomnień.
  4. SPRZEDAŻ dodatkowa
    • refaktury na wspólnoty (eksport do kosztów zmniejszający zakup),
    • faktury za pożytki,
    • noty księgowe,
    • dekretacja do modułu księgowego.
  5. KOSZTY
    • rejestrowanie kosztów z dokładnością do wspólnoty, budynku, lokalu,
    • szablony wyłączeń – umożliwiające określenie listy lokali, który nie uczestniczą w podziale kosztu,
    • zestawienia wg grup, analityczne, wg kontrahenta, wg terminu płatności, wg budynku, wg wspólnoty,
    • podział kosztów wg kluczy ( dla rozliczeń właścicieli),
    • dekretacja do modułu księgowego,
    • szablon import kosztów na podstawie poprzednich okresów ( zastosowanie koszty stałe),
    • eksport kosztów do FK Budynkowej, do Winsarcza – moduł media,
    • import kosztów z rejestru Vat Winsarcza,
    • rejestr środków trwałych i wartości niskocennych.
  6. WYCIĄGI BANKOWE
    • rejestracja wyciągów lub import elektroniczny,
    • export wpłat właścicieli do Winsarcz-a,
    • import wpłat właścicieli z Winsarcz-a,
    • export do kosztów (prowizje, opłaty, odsetki karne, opłaty skarbowe, podatki),
    • wydruk przelewów lub export elektroniczny.
  7. ROZLICZENIA / SPRAWOZDANIA
    • sprawozdania finansowe i analizy wg definicji użytkownika (dostępne formaty MS Word, MS Excel, wydruk generowany z programu),
    • wydruki : CIT-8, PIT-4R, podatki, NIP-2,
    • wersja CIT-8 – w formacie xml – umożliwiająca elektroniczny eksport do US,
    • wersja NIP-2 – w formacie txt,
    • rozliczenie i wydruk dla właścicieli wg powiązań zaliczek i kosztów.
  8. PLAN GOSPODARCZY
    • ewidencja pozycji planu wg definicji użytkownika,
    • automatyczny generator stawek i wartości wg dostępnych algorytmów przeliczeniowych.
  9. FINANSOWO-KSIĘGOWY
    • rejestracja planu kont i aktualizacja do wspólnot,
    • rejestracja BO,
    • rejestracja dokumentów księgowych,
    • przeksięgowania (autodekrety wg definicji użytkownika) w cyklu miesięcznym i rocznym (przeksięgowanie na wynik finansowy po zaksięgowaniu m-ca grudnia).
    • zestawienia: obroty i salda, analityka obrotów, dokumenty wg symbolu za dowolny okres w ramach roku księgowego z dokładnością do jednej, kilku, wszystkich wspólnot
    • wydruk dzienników
    • zamknięcie roku i automatyczne otwarcie następnego

EWIB

Menu systemu obejmuje:

  1. Zasoby – wejścia do kartoteki budynków poprzez szybkie wyszukiwanie:
    • wg nr ewidencyjnego budynku
    • wg nazwy ulicy – wpisując kilka początkowych liter nazwy, program automatycznie zawęża poszukiwanie nazwy. Możemy oczywiście wpisać całą poszukiwaną nazwę ulicy
    • wg rodzajów własności np. własność gminy, wspólnota
    • wg typu budynku np.
    • wg wyposażenia
    • wg instalacji
    • wg nazwy wspólnoty
    • wg numeru księgi wieczystej
    • wg nr działki
  2. Alarmy – umożliwiają podgląd remontów, awarii z datami ustawionymi dla natychmiastowej interwencji
  3. Przeglądy – możliwości dodania nowego podglądu budynku lub lokalu, wyświetlenie historii przeglądów i przeglądy roczne, 5-letnie, doraźne,
  4. Pustostany – podglądy lub zmianę wolnych lokali
  5. Rejestr wniosków – o nabycie lokalu, lub budynku
  6. Korekty wniosków dotyczących usuniętych awarii jako wykonane remonty (słowniki, zmiany w wydrukach)
  7. Uprawnienia administratora kartoteki (możliwość tworzenia stanu finansowego budynku)

SIZAN – KASA

Funkcje:

  • obsługa wpłat i wypłat najemców
  • obsługa wpłat i wypłat kontrahentów
  • wydruki dokumentów KP i KW
  • anulowanie dokumentów
  • obsługa wpłat bezgotówkowych (karty kredytowe)
  • przegląd wprowadzonych dokumentów wg różnych parametrów, dniami, miesiącami latami
  • wydruki raportów kasowych

Zrzuty ekranu

Wymagania techniczne:

Stacja robocza / wersja jednostanowiskowa:

RAM:co najmniej 500 MB, zalecane 2 GB lub więcej
Dysk:co najmniej 5 GB miejsca na dysku, zalecane 10 GB lub więcej
System operacyjny: Windows 98 SE - pracuje lecz niezalecany
Windows Millenium - pracuje nie testowany
Windows XP
Windows 7 32/64bit
Windows 8

Serwer:

RAM:4 GB lub więcej
Dysk:100 GB lub więcej miejsca na dysku
LAN:Zalecana sieć 1 GB
System operacyjny: Linux/Unix
Windows 2003 server
Windows 2008 server
Windows 2012 server